Excel日常操作：[3]怎么建立下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称一致性,利用“数据有效性”功能建立一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中,将部门按类别(如“人事部门”、“财务部门”、“销售部门”等)分别输入不列中,建立一个企业数据库。

2.对项目分类单元格区域进行命名。命名的目的是为了下面能够方便地进行引用。如图二,选择B1:D1单元格区域,将其命名为“部门类别”(即在公式编辑栏前面的格子中,输入要命名的名称)。

2.选中C列(“财务部门”名称所在列),在“名称”栏内,输入“财务部门”字符后,按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作,将B、D……列分别命名为“人事部门”“销售部门”……

3.切换到Sheet1中,选中需要输入“部门类别”的列(如A列),执行“数据-有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下卖弄的“来源”方框中,输入“=部门类型”,即我们在Sheet2给所有部门类型名称区域定义的总名称,也就是说现在这列将显示部门类型下面的具体的部门名称。确定退出。

再选中需要输入该部门人员的列(如B列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(A1),确定退出。

4.选中B列任意单元格(如A1),单击右侧下拉按钮,选择相应的“部门类型”填入单元格中。

然后选中该单元格对应的B列单元格(如B1),单击下拉按钮,即可从相应类别的成员名称列表中选择需要的成员名称填入该单元格中。

提示:

在以后打印报表时,如果不需要打印“部门类型”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。

隐藏和取消隐藏的方法可参见我前面的经验1